Job Title: | Head of User Services |
Competition Number: | 035-2025 |
Service: | Jean-Léon-Allie Library and Archives |
Supervisor: | Chief Librarian |
Type of Employment: | Full-time fixed term (12 months) |
Work schedule: | 35 hours per week |
Salary Range: | Rank I (90 771 $ to 108 980 $); Rank II (95 463 $ to 127 202 $). |
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The masculine is used without any discrimination and for the sole purpose of lightening the text.
Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained a federative relationship since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1000 students; It offers programs in Social Communications, Counselling and Psychotherapy, Canon Law, Public Ethics, Conflict Studies, Theology, Human Relations, Transformative Leadership, and Spirituality and Social Innovation. Saint Paul University offers a work environment conducive to professional growth and competitive benefits.
Saint Paul University stands out for its integration of learning and research with social engagement, which allows us to offer a unique student experience. It participates in the dialogue on contemporary issues and is resolutely focused on social justice.
SUMMARY OF RESPONSIBILITIES
Reporting to the Chief Librarian, the incumbent is responsible for planning, organizing, implementing and evaluating the services offered to users by the Library; including undergraduate students, graduate students, researchers and professors. This includes activities related to all levels and areas of reference services, to the management of the Service Desk, to information literacy and orientation, and to outreach activities. The incumbent is also responsible for liaising with faculty and offering information literacy sessions for programs such as Social Communications, Philosophy and Public Ethics, and Social Innovation.
The Head of User Services supervises Service Desk staff members: two full-time and several part-time positions.
MAIN FUNCTIONS
A) Main activities (80%)
- Support programs such as Social Communications, Philosophy and Public Ethics, and Social Innovation by developing online content (training videos, research guides etc.), offering information literacy sessions and liaising with Faculty
- Design, develop and deliver course content (including HTP library workshops) and advanced information literacy sessions
- Using a variety of materials and techniques, develops and delivers educational programs to teach effective information search and retrieval skills and resources to students.
- Provides advanced reference services to library clientele in accordance with established policies.
- Manages and supports the online reference chat initiative through Scholar’s Portal, including offering online reference assistance, creating a schedule and evaluating the service.
- Responsible for the Library Service Desk. Plans, organizes and manages matters such as:
- ensuring the information and workflow management for all services offered at the desk (e.g., reserves, reference, circulation, interlibrary loan, etc.);
- monitoring, recommending changes to, and implementing policies/procedures;
- identifying and resolving problems related to Library space and equipment.
- Plans, implements, and evaluates user services initiatives. In developing user services, works closely with the person(s) responsible for related services.
- Responds to special requests relating to operations, procedures, regulations and work methods.
- Develops the referencing activities offered by the Service Desk, based on accepted principles and in accordance with standard procedures and work methods for referencing activities in an academic library. Keeps Library reference personnel cognizant of new information sources and tools, and their use.
- Provides Scholarly Communications support to Faculty and Students
- Plans and coordinates the development, design, updating and ongoing evaluation of the Library web pages in accordance with SPU standards.
- Coordinates the marketing and communications activities for the library
- Participates in outreach activities to assist in encouraging students to use the Library services, collections and spaces. Acts as a resource person to Recruitment and Communications Services and the Office of Admissions and Student Services in all matters pertaining to promotion.
B) Administration (15%)
- Supervises library service desk full-time staff (2) and contract employees or students. Following University guidelines, recommends the hiring, the promotion and the disciplinary measures of employees in his/her section. Develops, writes and maintains employee training plans and manuals.
- Reports on operations by preparing a regular report for the Chief Librarian and analyzing reference and other statistics.
- Participates in the preparation of the Library annual budget and in strategic planning.
C) Other responsibilities (5%)
- Drafts (in both official languages) all correspondence relating to the responsibilities of this position.
- Performs other related duties as requested by his/her supervisors.
- Responsible for own professional development.
ESSENTIAL SKILLS AND QUALITIES
- Master’s degree in library science (MLS) from an ALA accredited institution.
- Two to four years of relevant experience, less if experience is particularly pertinent.
- Experience in planning, organization and coordination of services.
- Experience in developing and delivering information literacy sessions.
- Experience in supervising and training a team while exercising flexible leadership
- Knowledge of and experience with print and electronic products and information technologies relevant to libraries (e.g., LibGuides, databases, discovery layers). Knowledge of and experience with current and emerging technology is an asset.
- Pertinent knowledge of and experience in the areas of reference services and teaching, and ability and willingness to learn new technologies and instruct others on how to use them.
- Experience in using software for website maintenance and citation management.
- Experience in providing customer service as a resource person. Ability to quickly solve problems related to desk research and public complaints.
- Excellent communication and interpersonal skills, including the ability to work effectively in a team environment.
- Bilingual (English and French), spoken and written, including the ability to teach in both official languages. Ability to communicate clearly and tactfully, in both English and French with a diverse audience.
Interested candidates are asked to submit their online application to Job Openings (ustpaul.ca) by October 23rd, 2025 at 11:59 p.m.
We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.
We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all individuals eligible to work in Canada. If your application is successful and you require accommodation during the selection process, please notify us if you are contacted for an interview. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.
Titre du poste : | Chef des services aux usagers |
Numéro de concours : | 035-2025 |
Service : | Bibliothèque et Archives Jean-Léon-Allie |
Superviseur : | Bibliothécaire en chef |
Type d’emploi : | Temps plein à durée déterminée (12 mois) |
Horaire de travail : | 35 heures par semaine |
Échelle salariale : | Rang I (90 771 $ à 108 980 $); Rang II (95 463 $ à 127 202 $). |
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Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1 000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, théologie, relations humaines, leadership transformatif et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.
L’Université Saint-Paul se démarque par l’intégration de l’apprentissage et de la recherche à l’engagement social, ce qui permet d’offrir une expérience étudiante unique. Elle participe au dialogue sur les enjeux contemporains et est résolument tournée vers la justice sociale.
SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
Se rapportant au bibliothécaire en chef, le titulaire du poste est responsable de planifier, organiser, mettre en oeuvre et évaluer les services offerts aux utilisateurs par la bibliothèque, y compris aux étudiants de premier cycle et des cycles supérieurs, aux chercheurs et aux professeurs. Cela comprend les activités liées à tous les niveaux et domaines des services de référence, à la gestion du bureau de service, à la culture de l’information et à l'orientation et aux activités de sensibilisation. Le titulaire est également responsable de la liaison avec les professeurs et d’offrir des séances d’information sur la culture de l’information à des programmes tels que communications sociales, philosophie et éthique publique et innovation sociale.
Le chef des services aux utilisateurs supervise le personnel du bureau de service : deux postes à temps plein et plusieurs postes à temps partiel.
FONCTIONS PRINCIPALES
A) Activités principales (80%)
- Soutenir les programmes tels que communications sociales, philosophie et éthique publique et innovation sociale en développant des contenus en ligne (vidéos de formation, guides de recherche etc.), en offrant des séances de formation en culture de l'information et en assurant la liaison avec les professeurs.
- Concevoir, développer et donner des cours (y compris des ateliers de bibliothèque HTP) et des séances d’information avancées en culture de l'information.
- En utilisant une variété de matériaux et de techniques, développer et fournir des programmes éducatifs pour enseigner la recherche efficace de l’information et développer les compétences de recherche et les ressources des étudiants.
- Fournir des services de référence avancés à la clientèle de la bibliothèque conformément aux politiques établies.
- Gérer et soutenir l’initiative de clavardage sur la référence en ligne, via le portail des chercheurs, y compris offrir un soutien à la référence en ligne, créer un calendrier et évaluer le service.
- Assumer la responsabilité du bureau de service de la bibliothèque. Planifier, organiser et gérer divers aspects tels que :
- Assurer la gestion de l’information et du flux de travail pour tous les services offerts au comptoir (par exemple, réserve, référence, circulation, prêt entre bibliothèques, etc.);
- Assurer la mise en oeuvre de politiques et procédures; en assurer la surveillance et recommander des changements;
- Identifier et résoudre les problèmes liés à l’équipement et à l’espace de la bibliothèque.
- Planifier, mettre en oeuvre et évaluer les initiatives des services aux utilisateurs. Lors du développement des services aux utilisateurs, travailler en étroite collaboration avec la ou les personnes responsables de services connexes.
- Répondre aux demandes spéciales relatives aux opérations, procédures, règlements et méthodes de travail.
- Développer les activités de référence offertes par le bureau de service, selon les principes reconnus et conformément aux procédures standards et aux méthodes de travail des activités de référence dans une bibliothèque universitaire. Faire en sorte que le personnel de référence de la bibliothèque demeure au fait des nouvelles sources d’information et outils et de leur utilisation.
- Fournir un soutien aux communications savantes des professeurs et des étudiants.
- Planifier et coordonner le développement, la conception, la mise à jour et l'évaluation continue des pages web de la bibliothèque conformément aux normes de l'USP.
- Coordonner les activités de marketing et de communication pour la bibliothèque.
- Participer à des activités de sensibilisation afin d’encourager les étudiants à utiliser les services, les collections et les espaces de la bibliothèque. Agir comme personne-ressource pour le Service de recrutement et des communications et le Bureau des admissions, du registraire et des services étudiants, pour toutes questions relatives à la promotion.
- Activités professionnelles et universitaires, notamment la réalisation de travaux originaux dans le domaine de la bibliothéconomie, la contribution à des publications évaluées par des pairs, présentation lors de conférences universitaires et la diffusion de connaissances par le biais de canaux universitaires reconnus afin d'améliorer la compréhension et les compétences professionnelles.
B) Administration (15%)
- Superviser le personnel du bureau de service de la bibliothèque : deux postes à temps plein et des contractuels ou des étudiants. Selon les lignes directrices de l’Université, recommander l’embauche, la promotion et les mesures disciplinaires des employés de sa section. Développer, rédiger et maintenir les plans et les manuels de formation des employés.
- Rendre compte de l’état des opérations en préparant un rapport régulier pour le bibliothécaire en chef et en analysant des données et autres statistiques.
- Participer à la préparation du budget annuel de la bibliothèque et à la planification stratégique.
C) Autres responsabilités (5%)
- Rédiger, dans les deux langues officielles, toutes les correspondances se rattachant aux responsabilités de ce poste.
- Remplir d’autres fonctions connexes tel que demandé par ses supérieurs.
- Être responsable de son propre développement professionnel.
COMPÉTENCES ET QUALITÉS ESSENTIELLES
- Diplôme de maîtrise en bibliothéconomie (MLS) d’un établissement accrédité par l’ALA.
- De deux à quatre ans d’expérience pertinente, ou moins si l’expérience est particulièrement appropriée.
- Expérience en planification, organisation et coordination de services.
- Expérience en développement et en prestation de séances de formation à la maîtrise de l’information.
- Expérience en supervision et en formation d’une équipe, tout en faisant preuve d’un leadership souple et collaboratif.
- Connaissances et expérience des produits imprimés et électroniques et des technologies de l’information pertinentes aux bibliothèques (par exemple, les LibGuides, les bases de données, les outils de découverte. La connaissance et l'expérience des technologies actuelles et émergentes sont un atout.
- Connaissance pertinente et expérience des domaines des services de référence et de l'enseignement et capacité et volonté d’apprendre de nouvelles technologies et d'informer d’autres personnes sur la façon de les utiliser.
- Expérience de l’utilisation de logiciels pour le maintien de sites Web et la gestion de références bibliographiques.
- Expérience comme personne-ressource pour la prestation de services à la clientèle. Capacité à résoudre rapidement les problèmes liés à la recherche documentaire et aux plaintes du public.
- Excellentes habiletés en communication et relations interpersonnelles, y compris la capacité de travailler efficacement dans un environnement d’équipe.
- Bilingue (anglais et français), parlé et écrit, y compris la capacité d’enseigner dans les deux langues officielles. Capacité de communiquer en français et en anglais, avec un public varié, avec clarté, tact et maîtrise de soi.
Les candidats intéressés sont priés de soumettre leur candidature en ligne à Offres d'emploi (ustpaul.ca) d'ici le 23 octobre 2025 à 23h59.
Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection.
Nous souscrivons aux principes de l’équité en matière d’emploi et nous encourageons la participation de tous les individus éligibles de travailler au Canada. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de sélection, veuillez-nous en informer si vous vous êtes contacté pour une entrevue. Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.
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